Wynajem sali weselnej – uważaj na kruczki napisane małym drukiem!

Nie da się zaprzeczyć, że wynajem sali weselnej to jedna z najważniejszych kwestii. Narzeczeni najczęściej skupiają swoją uwagę na wyglądzie sali, wielkości, rozmieszczeniu pomieszczeń. Mało osób zwraca uwagę na samą formę podpisywanej umowy, zawarte w niej warunki wynajmu sali, obowiązki stron. Okazuje się, że jest to niezwykle ważna kwestia. Należy zwrócić uwagę na fakt, że niektóre zapisy w umowie mogą okazać się bardzo niekorzystne dla wynajmujących, wiązać się z koniecznością uiszczenia dodatkowych opłat. Bardzo ważne jest, aby w umowie jasno określone zostały obowiązki stron oraz wyliczone wszystkie koszty. Tutaj warto jest również zwrócić uwagę na fakt, że bardzo często zdarza się tak, że właściciele domów weselnych mają już wcześniej przygotowane wzory umów do uzupełnienia i nie pozwalają na ingerencję w treść takiej umowy. W takim przypadku najrozsądniejszym rozwiązaniem jest dodanie do umowy załączników, gdzie będą zawarte dodatkowe warunki umowy. Niemniej jednak należy przede wszystkim pamiętać o tym, że umowa wynajmu sali weselna to typowa umowa cywilnoprawna, między dwoma stronami. Mają w tym przypadku więc zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. To bardzo istotna kwestia. W przypadku, gdy dana sprawa nie jest uregulowana umową to należy zastosować przepisy KC. Z pewnością warto jest zwrócić uwagę na fakt, że spory pomiędzy narzeczonymi oraz wynajmującym salę weselną wcale nie są rzadkością. Wbrew pozorom zdarzają się częściej, niż mogłoby się to wydawać. Poniżej przedstawimy najważniejsze kwestie, które powinny być uregulowane w umowie, przedstawimy przykładową umowę na wynajem sali, pokażemy różnicę pomiędzy zadatkiem i zaliczką, podpowiemy kiedy i w jaki sposób można rozwiązać umowę na wynajem sali weselnej.

Co powinna regulować umowa wynajmu sali?

Umowa wynajmu sali weselnej wiąże obie strony, które umowę podpisały. Powstają wzajemne zobowiązania – właściciel sali zobowiązuje się do zorganizowania przyjęcia, a narzeczeni do uiszczenia opłat w odpowiednim terminie i dostarczenia potrzebnych produktów/przedmiotów. Mowa jest więc tutaj o wzajemnym zobowiązaniu się stron do określonego działania. Nie da się zaprzeczyć, że owe obowiązki stron oraz ewentualne kary za niewywiązanie się z nich określone są umowie. W związku z powyższym bardzo ważne jest, aby umowa została sporządzona prawidłowo i aby dokładnie określała obowiązki stron.
Obowiązkowe elementy umowy:
• oznaczenie stron umowy – oznaczenie stron powinno być możliwie jak najdokładniejsze – podanie imienia, nazwiska, nazwy firmy, adresów, numeru PESEL lub NIP, ewentualnie podanie numerów telefonów oraz adresów e-mail w celu ułatwienia późniejszego kontaktu między stronami,
• przedmiot umowy: należy określić, co jest przedmiotem umowy – wynajem sali, wynajem sali wraz z wyżywieniem, wynajem sali wraz z pokojami noclegowymi. Oczywiście przedmiot umowy zależy od indywidualnych ustaleń między stronami, nie należy jednak rozszerzać lub zawężać zakresu przedmiotowego umowy,
• zakres praw i obowiązków narzeczonych: tutaj przede wszystkim należy uwzględnić ważne terminy – datę, kiedy narzeczeni mają podać ostateczną liczbę gości, termin wpłaty zaliczki lub zadatku, termin uregulowania głównej należności,
• zakres praw i obowiązków właściciela sali: tutaj należy dokładnie podać, do czego zobowiązuje się właściciel – jeśli jest to organizacja przyjęcia wraz z cateringiem to w umowie lub w załączniku powinna być dokładnie określona ilość dań ciepłych, przekąsek, ciast, napojów,
• usługi dodatkowe: jeśli narzeczeni umawiają się z właściciel na jakieś dodatkowe usługi, np. organizację podczas przyjęcia pokazu sztucznych ogni to takie ustalenia powinny mieć swoje odzwierciedlenie w umowie. Bardzo ważne jest, aby oznaczony został koszt takiej usługi,
• termin i sposób dokonania płatności: tą kwestię warto jest uregulować w odrębnym paragrafie. W końcu to bardzo istotna kwestia, zarówno dla narzeczonych, jak i wynajmującego salę,
• warunki odstąpienia od umowy: jest to jedna z najważniejszych kwestii. Tutaj warto jest pamiętać o kilku rzeczach – należy ograniczyć prawo do odstąpienia od umowy właścicielowi, np. poprzez wysoką karę umowną za zerwanie umowy. Powinno się również jak najbardziej rozszerzyć prawo do odstąpienia od umowy przez narzeczonych. Oczywiście warunkiem powinno być zaistnienie ważnych okoliczności,
• zadatek lub zaliczka: należy dokładnie w umowie określić, czy narzeczeni są zobowiązani do uiszczenia zaliczki czy zadatku, więcej na ten temat w kolejnym akapicie. Istotna jest jedna inna kwestia – warto jest umieścić w umowie zapis, gdzie będzie podane, że w przypadku rozwiązania umowy z ważnych przyczyn to zadatek lub zaliczka podlegają zwrotowi,
• kary umowne: są to kary związane z niewywiązaniem się z obowiązków przez którąś ze stron,
• postanowienia końcowe: zazwyczaj jest to zapis brzmiący „w sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego”,
• podpisy: to integralna i jedna z najważniejszych części umowy. W końcu umowa bez podpisów osób uprawnionych jest nieważna,
• załączniki: należy pamiętać o tym, że załączniki stanowią integralną część umowy. Podobnie jak sama umowa, powinny być podpisane przez strony.

Przykładowa umowa wynajmu sali

Poniżej prezentujemy przykładową umowę wynajmu sali weselnej. Niemniej jednak należy mieć na uwadze fakt, że większość właścicieli sal weselnych posiada wcześniej przygotowany wzór umowy. Nie da się zaprzeczyć, że niektórzy przedsiębiorcy po prostu nie zgadzają się na ingerencję w zapisy takiej umowy czy zamianę jej na inną. W związku z powyższym bardzo ważne jest, aby pamiętać o tych kilku aspektach, które zostały wskazane w poprzednim akapicie. Należy pamiętać o tym, że każdy przedsiębiorca przede wszystkim dba o swoje interesy. Narzeczeni również powinni zadbać o swoje interesy i podpisać taką umowę, która będzie dla nich korzystna.

UMOWA WYNAJMU SALI ORAZ ORGANIZACJI I PRZYJĘCIA
zawarta w ……………………… w dniu ……………………. pomiędzy:
Panią/Panem/Państwem …………………………………………………………………………………………………………………………..
nr dowodu osobistego ………………………….. wydany przez ……………………………………………………………………….
zamieszkałym(i) ………………………………………………………………………………………………………………………………………….
telefon kontaktowy …………………………, e-mail ……………………………………….. zwanym dalej Zleceniodawcą,
a
…………….. ul. ………………………., NIP ……………………, KRS ……………………. –
reprezentowana przez ………………………………………………………..
zwanym dalej Wykonawcą.
Strony zawarły umowę o następującej treści:
§1.
1. Wykonawca zlecenia zobowiązuje się do organizacji przyjęcia dla …….. osób w dniu ……………………………. ,
udostępniając Obiekt „…………………..” w ………………………, którego jest dzierżawcą.
2. Czas trwania imprezy (9 godzin) przewidziany jest od godziny …………… do godziny ……………..
3. W przypadku przedłużenia się przyjęcia poza ustalony przedział czasowy, tj. nie opuszczenia przez wszystkich
jego uczestników Obiektu, zostanie naliczona dodatkowa opłata w wysokości …………….. brutto za każdą kolejną
rozpoczętą godzinę.
§2.
1. Dopuszcza się zmniejszenie ustalonej liczby osób maksymalnie o 10%, a zwiększenie do 20%, jednakże nie
więcej niż do 82 osób.
2. Ostateczna liczba gości zostanie określona w nieprzekraczającym terminie 10 dni przed planowanym
przyjęciem .
§3.
Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania z właściwą starannością posiłków i potraw wg załączonego
menu, którego cena na dzień podpisania umowy wynosi …………… zł brutto za osobę.
§4.
Cena menu za osobę obejmuje: wynajem sali, obsługę oraz standardową dekorację.
§5.
1. W przypadku zmiany stawek podatkowych, wzrostu cen rynkowych na poszczególne grupy produktów
mających wpływ na koszt świadczonych usług Wykonawca zastrzega sobie prawo do zmiany ceny menu, o
czym powiadamia Zleceniodawcę nie później niż 30 dni przed przyjęciem.
2. W przypadku zmiany ceny Zleceniodawca ma prawo do odstąpienia od umowy lub wyrażenia zgody na jej
zmianę.
§6.
1. Wyroby cukiernicze (ciasta, torty, paczki), których nie obejmuje menu, zostaną dostarczone najpóźniej w
dniu planowanego przyjęcia przez Zleceniodawcę wraz z dowodem potwierdzającym datę produkcji oraz
producenta.
2. Wyroby własne, wymagające pokrojenia (np. blacha ciasta), powinny być przygotowane i pokrojone w
chwili dostarczenia przez Zleceniodawcę – w przeciwnym wypadku zostanie naliczona dodatkowa opłata w
wysokości 10 zł od każdego wyrobu.
§7.
Zimne przekąski, które obejmuje menu, będą uzupełniane w trakcie przyjęcia.
§8.
1. Alkohole zostaną dostarczone przez Zleceniodawcę najpóźniej w dniu planowanego przyjęcia.
2. Wykonawca zapewni warunki niezbędne do ich przechowywania oraz możliwość swobodnego
dysponowania nimi w czasie przyjęcia przez Zleceniodawcę.
§9.
Produkty żywnościowe pozostałe po zakończeniu imprezy zostaną przekazane Zleceniodawcy bezpośrednio po
jej zakończeniu.
§10.
1. Zleceniodawca ponosi odpowiedzialność za zdarzenia zaistniałe podczas przyjęcia spowodowane przez
jego uczestników.
2. Zleceniodawca odpowiada za wszelkie zniszczenia spowodowane przez uczestników, jak również
stwierdzone braki w wyposażeniu sali weselnej, toalety lub innych pomieszczeń dostępnych dla
uczestników przyjęcia.
3. Wykonawca winien poinformować Zleceniodawcę o stwierdzonych stratach w terminie 3 dni od dnia
zakończenia przyjęcia weselnego. Wysokość strat zostanie określona na podstawie faktur
dokumentujących naprawę uszkodzeń lub obopólnej wyceny szkody.
4. Wykonawca udostępnia Zleceniodawcy pomieszczenie zamykane na klucz, garderobę dla gości,
jednocześnie nie ponosząc odpowiedzialności za pozostawione rzeczy.
§11
1. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia sprawnej obsługi i bezpieczeństwa gości.
2. Zleceniodawca przyjmuje do wiadomości, iż obiekt jest monitorowany całodobowo przez licencjonowaną
firmę ochroniarską upoważnioną do działań przywracających ład i porządek w przypadku ich zakłócenia, a z
chwilą, kiedy ta interwencja w stosunku do uczestników przyjęcia okaże się nieskuteczna ma prawo
wezwać policję lub inne jednostki interwencyjne na koszt i odpowiedzialność Zleceniodawcy.
3. Wykonawca zastrzega sobie prawo, a Zleceniodawca upoważnia Wykonawcę do przerwania przyjęcia lub
do interwencji w trakcie trwania przyjęcia w przypadku zaistnienia okoliczności zagrażających
bezpieczeństwu osób znajdujących się na terenie Obiektu lub zagrożenia niszczenia mienia Zleceniobiorcy.
§12.
1. Zleceniodawca organizuje oprawę muzyczną we własnym zakresie. Z tytułu wykorzystania utworów
muzycznych Zleceniodawca zapłaci opłatę na rzecz ZAiKS we własnym zakresie.
2. Wykonawca umożliwi członkom zespołu muzycznego zatrudnionego przez Zleceniodawcę, podłączenie
niezbędnych instrumentów i urządzeń nagłaśniających.
§13.
1. Wykonawca zlecenia otrzyma za powyższą usługę kwotę ……………… zł (słownie : ……………………………………
…………………………………….… 00/100 zł), przelewem na rachunek bankowy:………………………………………………….,
ustaloną na dzień podpisania umowy, z czego:
a) ………………… zł (słownie: ………………………………………………………………. 00/100 zł) w formie opłaty rezerwacyjnej,
która zostanie przekazana Wykonawcy w ciągu 3 dniu przelewem bankowym.
b) 20% ogólnej kwoty tj. …………………… zł (słownie: …………………………………………………………………………. 00/100 zł)
w formie zadatku zostanie przekazane Wykonawcy do dnia ……………………………………….. – przelewem bankowym.
c) pozostała część kwoty (80% – ………… zł) tj. zostanie ustalona na 10 dni przed datą przyjęcia i zostanie
wpłacona przez Zleceniodawcę najpóźniej 10 dni przed datą przyjęcia.
§14.
Odstąpienie od umowy.
1. W przypadku odstąpienia od umowy przez Zleceniodawcę w terminie:
– mniejszym niż 90 dni przed datą uroczystości, zadatek, o których mowa w §13 b) nie zostanie zwrócony,
2. W przypadku odstąpienia od umowy przez Wykonawcę w terminie
– mniejszym niż 90 dni zleceniodawca otrzyma zwrot sumy zadatków, o których mowa w §13 b) powiększony o
20%, wraz z wniesioną opłatą rezerwacyjną.
3. Rozwiązanie umowy przez którąkolwiek ze stron w terminie do 91 dni przed datą uroczystości nie pociąga
skutków wymienionych w §14 pkt. 1 i §14 pkt.2 . Jednocześnie suma zadatków wniesionych przez
Zleceniodawcę zostanie mu zwrócona w całości.
4. W przypadku odstąpienia od umowy przez Zleceniodawcę – opłata rezerwacyjna nie podlega zwrotowi.
5. Niedotrzymanie terminów płatności przez Zleceniodawcę, może skutkować odmową wykonania usługi przez
Wykonawcę.
§15.
Wszelkie zmiany do niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej. Wszelkie spory wynikające z wykonania
niniejszej Umowy zostaną rozstrzygnięte przez właściwy sąd w Szczecinie. W sprawach nieuregulowany
niniejszą umową mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego.
§16.
Umowę sporządzono w dwóch jednakowo brzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron.
….…………………………………………….. ……………………………..…………………………….
podpis Zleceniodawcy podpis Wykonawcy

źródło: http://dworeksiadlo.pl/

Załączniki do umowy

Często zdarza się tak, że do umowy dołączone są różne załączniki. Należy zwrócić uwagę na fakt, że załączniki stanowią integralną część umowy. Postanowienia zawarte w załącznikach obowiązują strony tak samo, jak postanowienia w umowie. W związku z powyższym bardzo ważne jest, aby przed podpisaniem załączników dokładnie zapoznać się z ich treścią. W załącznikach mogą być uregulowane przeróżne kwestie, związane z przedmiotem umowy.

Zadatek a zaliczka

Zadatek i zaliczka to pewna określona suma pieniędzy, stanowiąca część kwoty, którą strona zobowiązana jest uiścić po wykonaniu zobowiązania. Mimo że charakter zadatku i zaliczki jest podobny, nie można tych dwóch instytucji utożsamiać ze sobą. Należy wskazać, że kwestia zadatku została uregulowana w artykule 394 KC:

Art. 394. § 1. W braku odmiennego zastrzeżenia umownego albo zwyczaju
zadatek dany przy zawarciu umowy ma to znaczenie, że w razie niewykonania
umowy przez jedną ze stron druga strona może bez wyznaczenia terminu
dodatkowego od umowy odstąpić i otrzymany zadatek zachować, a jeżeli sama go
dała, może żądać sumy dwukrotnie wyższej.
§ 2. W razie wykonania umowy zadatek ulega zaliczeniu na poczet świadczenia
strony, która go dała; jeżeli zaliczenie nie jest możliwe, zadatek ulega zwrotowi.
§ 3. W razie rozwiązania umowy zadatek powinien być zwrócony, a obowiązek
zapłaty sumy dwukrotnie wyższej odpada. To samo dotyczy wypadku, gdy
niewykonanie umowy nastąpiło wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie
ponosi odpowiedzialności albo za które ponoszą odpowiedzialność obie strony.

Przepis dokładnie określa charakter zadatku oraz ewentualne skutki nie wywiązania się z umowy. Należy zauważyć, że zadatek jest instytucją, która ma na celu zabezpieczenie wykonania umowy. W praktyce oznacza to, że jeśli jedna ze stron – w tym przypadku narzeczeni lub właściciel nie wywiązali się z umowy, do druga strona (można stwierdzić, że pokrzywdzona) ma prawo do zachowania zadatku lub żądania zwrotu dwukrotności zadatku. Mówiąc prościej:
• narzeczeni to strona, która uiszcza zadatek. Jeśli więc właściciel sali nie wywiąże się z umowy to narzeczeni mogą żądać od niego dwukrotności wysokości uiszczonego zadatku, czyli jeśli zadatek wynosił 2000 złotych to narzeczeni mogą żądać zwrotu 4000 złotych,
• właściciel to strona, która otrzymuje zadatek. Jeśli narzeczeni nie wywiążą się z umowy to właściciel ma prawo do zachowania otrzymanego zadatku.
Zaliczka nie jest bezpośrednio uregulowana w Kodeksie Cywilnym. Charakter tej instytucji można pośrednio odczytać z przepisów regulujących kwestię umów wzajemnych. Należy zwrócić uwagę na fakt, że zaliczka to część ceny przyszłych należności, ale nie stanowi zabezpieczenia wykonania umowy. W praktyce oznacza to, że strona, która otrzymała zaliczkę nie może jej zatrzymać, a druga strona nie może żądać zapłaty dwukrotności zaliczki, tak jak ma to miejsce w przypadku zadatku. Warto jest tutaj zwrócić szczególną uwagę na konstrukcję artykułu 494:

Art. 494. § 1. Strona, która odstępuje od umowy wzajemnej, obowiązana jest
zwrócić drugiej stronie wszystko, co otrzymała od niej na mocy umowy, a druga
strona obowiązana jest to przyjąć. Strona, która odstępuje od umowy, może żądać nie
tylko zwrotu tego, co świadczyła, lecz również na zasadach ogólnych naprawienia
szkody wynikłej z niewykonania zobowiązania.

Strona od drugiej strony, czyli tej która odstępuje od umowy wzajemnej ma prawo żądać tego, co świadczyła oraz naprawienia szkody, która wynikła z niewykonania owego zobowiązania.

Odstąpienie od umowy

Warunki odstąpienia od umowy przede wszystkim zależne są od warunków odstąpienia, które zostały określone. Na początku należy wskazać, że rozwiązanie umowy powinno być związane z wystąpieniem istotnej okoliczności, np. odwołania ślubu, pogorszenia się sytuacji życiowej i materialnej w związku z zwolnieniem z pracy. Co do terminu rozwiązania umowy to najważniejsze jest, aby poinformować właściciela sali jak najwcześniej, najlepiej jeśli będzie to zanim właściciel poczyni jakieś starania związane z organizacją przyjęcia. W przeciwnym razie trzeba liczyć się z koniecznością zwrotu poniesionych kosztów właścicielowi. Kolejną istotną kwestią jest sprawdzenie, czy w umowie nie ma zawartego terminu, w którym narzeczeni mają prawo odstąpić od umowy bez ponoszenia jakichkolwiek kosztów. Kwestia zwrotu zadatku oraz zaliczki została wskazana powyżej. Samo zgłoszenie odstąpienia od umowy powinno mieć również odpowiednią formę. Tutaj warto jest zwrócić uwagę na fakt, że odstąpienie można wysłać pocztą (w takim przypadku ważne jest, aby list nadany był za zwrotnym potwierdzeniem odbioru – takie potwierdzenie będzie później stanowiło dowód, że odstąpienie od umowy faktycznie zostało wysłane). Można również odstąpienie od umowy wręczyć osobiście właścicielowi sali – jednak w tym przypadku istotne jest, aby posiadać dwa egzemplarze odstąpienia. Jeden egzemplarz zostanie u właściciela sali, a na drugim właściciel powinien podpisać się i umieścić datę. Taki dokument również będzie stanowił dowód, że strona odstąpiła od umowy. Bardzo ważne, aby takich dokumentów nie zgubić. W razie ewentualnego późniejszego sporu będą stanowić ważny dowód. To istotna kwestia. Należy pamiętać o tym, że jeśli dojdzie do sporu to najlepszym rozwiązaniem jest dojście do porozumienia oraz zawarcie ugody. Nie da się zaprzeczyć, że ewentualne rozwiązanie sporu na drodze sądowej wiąże się z dodatkowymi kosztami.

                                                                                                                                      ………………, ………………r.

OŚWIADCZENIE O ODSTĄPIENIU OD UMOWY

Ja, niżej podpisany niniejszym oświadczam, że na podstawie postanowienia pkt……………… umowy………………zawartej w………………, dnia ………………r. pomiędzy:
………………
a
………………,
której przedmiotem jest………………
odstępuję od powyższej umowy.

Rozliczenie między stronami z tytułu odstąpienia nastąpi na zasadach określonych stosownymi zapisami wynikającymi z treści umowy, w szczególności pkt ……………… .

Podpis

źródło: http://dokumenty.nf.pl/dokument/oswiadczenie-o-odstapieniu-od-umowy-7232-550805

Reasumując – należy pamiętać o tym, że zawarcie umowy to poważne zobowiązanie, które wiąże się z różnymi kosztami, również karami umownymi. Decyzji o podpisaniu umowy na wynajem sali weselnej nie można podejmować pochopnie. To niezwykle istotna kwestia. Niestety czasami zdarza się tak, że narzeczeni pod wpływem chwili podejmują decyzję, bez większego zastanowienia. Późniejsza zmiana może okazać się niezwykle trudna, a narzeczeni często słono płacą za podjęte decyzji. W związku z tym niezwykle istotne jest, aby dokładnie, punkt po punkcie przeczytać zawieraną umowę. Ewentualne odstąpienie od umowy może okazać się trudne. Oczywiście zawsze można złożyć oświadczenie o odstąpieniu od umowy, jednak może to wiązać się z karami umownymi. To, że narzeczeni mają rację i mogą odstąpić od umowy bez konsekwencji, bez konieczności płacenia kar, a właściciel sali ma obowiązek zwrotu wpłaconej zaliczki nie zawsze w praktyce jest takie oczywiste. Pomijać fakt, że w umowie mogą być zawarte różne kruczki, to należy również zwrócić uwagę na fakt, że właściciel wcale nie musi wykazywać się dobrą wolą. Może przeciągać rozstrzygnięcie sprawy, a nawet próbować zachować zadatek czy zaliczkę. To niezwykle istotna kwestia. Nikt siłą nie może nikogo do niczego zmusić. W takim właśnie przypadku, gdy właściciel nie będzie chciał zwrócić pieniędzy, to niestety jednym rozwiązaniem może okazać się rozprawa w sądzie. Proces z pewnością będzie długi i kosztowny, a może zdarzyć się nawet tak, że dopiero sąd drugiej instancji uzna racje narzeczonych.

Zdjęcie miniaturki: Pixabay.com

Zaplanuj z nami ślub i wesele